Belegungsplan für Pfarreien – Gemeinderäume einfach online verwalten
So funktioniert der Belegungsplan
Stellen Sie sich vor, Ihre Gemeinderäume sind jederzeit buchbar – ohne dass das Pfarrbüro täglich Anfragen koordinieren muss. Gemeindemitglieder sehen freie Zeiten, stellen eine Anfrage und warten auf Ihre Freigabe.
Das System läuft in drei Schritten:
- Räume einrichten – einmalige Konfiguration von Räumen, Nutzungszeiten und Regeln
- Online anfragen – Gemeindemitglieder wählen Raum, Datum und Uhrzeit
- Freigeben & bestätigen – Das Pfarrbüro prüft und bestätigt, die Person erhält automatisch eine E‑Mail
Die Funktionen im Überblick
Übersichtlicher Kalender
Alle Räume und Zeiten auf einen Blick, für das Pfarrbüro und für Ihre Gemeinde. Freie und belegte Slots sind sofort erkennbar.
- Tages-, Wochen- und Monatsansicht
- Mehrere Räume gleichzeitig verwaltbar
- Öffentliche Ansicht ohne Personendaten
Serientermine & Ganztagesbuchungen
Chorproben, Gruppenstunden, Pfarrfeste. Alle Buchungstypen sind abgedeckt.
- Einzel-, Ganztages- und Serienbuchungen
- Flexible Wiederholungsintervalle (wöchentlich, monatlich)
- Überschneidungsschutz automatisch aktiv
Buchungsanfrage mit E‑Mail-Verifizierung
Jede Anfrage wird automatisch per E-Mail verifiziert. Das Pfarrbüro behält die Kontrolle. Keine Buchung wird ohne Ihre Freigabe bestätigt.
- Automatische Bestätigungs-E-Mail an Anfragende
- E-Mail-Verifizierung vor Abschluss
- Benachrichtigung des Pfarrbüros bei neuen Anfragen
Freigabe durch das Pfarrbüro
Sie entscheiden, was in Ihren Räumen stattfindet. Freigabe oder Ablehnung per Klick, mit optionaler Nachricht an die anfragende Person.
- Übersicht aller offenen Anfragen
- Freigabe oder Ablehnung per Klick
- Optionale Begründung bei Ablehnung
Mehr als nur Raumplanung
Neben dem Pfarrbüro-Alltag eignet sich der Belegungsplan auch für besondere Anlässe im Kirchenjahr:
Pfarrfeste & Gemeindeevents – Säle und Außenflächen gezielt für Feste freigeben und Buchungen koordinieren.
Gruppen & Verbände – Jugend, Chor, KAB und andere Gruppen erhalten einen strukturierten Buchungsweg ohne Telefon-Ping-Pong.
Saisonale Nutzung – Räume zu bestimmten Zeiten im Kirchenjahr aktivieren oder sperren – etwa in der Advents- oder Fastenzeit.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Buchungsanfragen kommen automatisch rein, das Pfarrbüro wird entlastet
Echtzeit-Verfügbarkeit verhindert Überschneidungen automatisch
Gemeindemitglieder können auch abends oder am Wochenende anfragen
Keine Buchung wird ohne Ihre Freigabe bestätigt
Namen buchender Personen erscheinen nicht öffentlich, Daten bleiben in Deutschland